COMPTE RENDU DE REUNION DU BUREAU DU 26/06/07

Etaient présents :
Benoît IBARS
Jean Christophe ESCOURBIAC
Philippe MIGUEL
Régis SACARRERE
Yvan VERGOS
Guillaume de MONTREMY

Etaient excusés :
François MADEC
Patrick DEAU
Sylvere DELBECQ

Ordre du jour


Election et signature officielle du bureau pour la saison 2007/2008
Passation de pouvoir concernant la trésorerie au nouveau trésorier
Communication
Pharmacie
Gestion des vestiaires
Assurances et cotisations
Reprise des Entraînements
Préparation du déplacement a Luchon
Partage des tâches pour les recherches de partenaires et bilan des partenaires actuels
Ebauche de calendriers des matchs
Conclusion et prochaine réunion


Déroulement de la réunion

Election et signature officielle du bureau pour la saison 2007/2008
Le quota de la majorité étant réunis à savoir 6 personnes (5 requises) l’élection a pu se dérouler normalement. Les Membres du bureau sont donc :
Président : Régis SACARRERE
Co-President : Philippe MIGUEL
Vice président : Benoît IBARS
Trésorier : François MADEC
Trésorier adjoint : Jean Christophe ESCOURBIAC
Secrétaire : Yvan VERGOS
Secrétaire adjoint : Patrick DEAU
Communication :
Guillaume de MONTREMY
Sylvere DELBECQ

Passation de pouvoir concernant la trésorerie au nouveau trésorier
Les relevés de comptes ainsi que le bilan de la première année ont été passés à JC. ESCOURBIAC.
Nous avons un solde positif à la banque de 811 €, ce qui est plus que prévu.

Communication
La décision a été prise de rester pour l’instant sur le système du BLOG, le fonctionnement en étant plus pratique et l’utilisation pour les commentaires aussi.
Si le besoin s’en fait sentir en terme de capacité de stockage par exemple, nous envisagerons de revenir vers un site classique.
Les rôles vont se repartir de la façon suivante :

S. DELBECQ sera en charge des modifications ponctuelles des informations sur le blog, considérant sa possibilité de connexion. Ces modifications concerneront principalement les mises à jour ou changements non prévus de longues dates.

G. de MONTREMY sera en charge de l’information de fond, avec les commentaires de match et autres situations.

Pharmacie
R. SACARRERE s’occupe de faire le tour des pharmacies pour récupérer grâce à leur soutien des produits pour compléter la trousse à pharmacie.
Un point sera fait lors de la prochaine réunion.

Gestion des vestiaires
Un double de la clé des vestiaires sera laissé au Café des Sports.
R. SACARRERE prend en charge la relation avec la mairie pour rencontrer le responsable et finaliser cette action.

Assurances et cotisations
Assurance personnelle des joueurs
Le bureau a statué que cette année le dossier complet serait indispensable pour jouer dans l’équipe.

Le dossier comprend :
La fiche signalétique

Le dossier medical obligatoire
La cotisation pour le club (50 €)
L’assurance UFAR OBLIGATOIRE (licence 50 €)

Nous attirons votre attention sur ces deux deniers points. Si cela n’est pas dans les règles, vous ne pourrez tout simplement pas intégrer l’équipe, encore une fois pour la sécurité et dans le respect de tous.
Les licences de cette saison sont valables jusqu’au 31 Octobre 2007, nous vous distribueront les dossiers vierges lors du premier entraînement.
La date limite de récupération des dossiers est le 22/10/2007 afin que tout le monde soit serein pour l’année prochaine.
Encore une fois la licence UFAR devient OBLIGATOIRE pour tous et ce avant de commencer a jouer

Assurance du club
Le bureau va prospecter pour trouver la meilleure assurance possible. La délibération sera faite lors de la prochaine réunion.

Reprise des Entraînements
R. SACARRERE doit gérer avec JP. MIGUEL et P.CLERGUE l’organisation des premiers entraînements dans la pratique. Cette organisation doit prendre en compte le premier déplacement qui aura lieu le 15 septembre 2007 à Luchon. La premier date fixée donc est le :
Lundi 27 AOUT 2007 à 19H30 au stade de LONGUEVILLE
Toutefois cette date est en attente de confirmation par les entraîneurs.
Une réunion entre le bureau et les entraîneurs sera mise en place début septembre pour valider l’aspect sportif et les attentes de chacun en terme de jeu.
Pour rappel les entraîneurs sont : Julien PATEY, Philippe CLERGUE, Jean Pierre MIGUEL, Didier DE OLIVERA, et en supplément Christian REGIS.

Préparation du déplacement a Luchon
Le déplacement de Luchon est notre premier grand moment de l’année après la reprise. Il s’agit d’un tournoi a 7 sur ½ terrain avec les règles du rugby loisir a savoir :
Mêlées à 3
Alignement à 3
Temps de jeu court
…
Huit équipes sont invitées et comme tout tournoi, un bouclier sera remis au vainqueur. Une plaquette vous sera transmise des sa réception.

Partage des tâches pour les recherches de partenaires et bilan des partenaires actuels
Nous tenons à remercier chaleureusement les partenaires qui nous ont suivis cette année à savoir :
Mr SQASSINA Sté CEBACY
Alain OLIVET Sté GAM
Le BAKARDY
Alain DOURTRE Sté SPORT 2000
Le LECLERC de Gaillac
Pour leur participation et leurs contributions qui nous ont permis de pratiquer dans ces conditions notre sport. Ces partenaires seront bien évidemment sollicités de nouveau pour la nouvelle saison.
D’autres partenaires seront également sollicités, un point sera fait lors de la prochaine réunion. Bien entendu, toutes les bonnes volontés sont les bienvenues et n’hésitez pas à faire fonctionner vos réseaux.

Ebauche de calendrier des matchs
Il a été convenu que nous ne programmerons qu’un seul match par mois, ce qui dans l’état actuel des choses nous permet d’envisager une dizaine de matchs dans l’année.
D’ores et déjà, certaines rencontres sont programmées, les dates définitives restant à confirmer.
Tournoi a Luchon le 15 Septembre confirmé
Léguevin
Luchon (match retour de cette saison)
Les Gonin Boys en match retour
Saint Sulpice en match retour.
D’autres rencontres sont à l’étude, nous vous tiendrons informés.